Excel vs. Sistema Pos: Las Ventajas de Cambiarse
Si estás administrando tu negocio con lápiz y papel, o recién estás utilizando Excel para administrarlo queremos contarte las ventajas y desventajas de estos sistemas manuales versus la tecnología de un Sistema POS.
Probablemente ya estás utilizando Excel como el sistema de administración de tu negocio, y habrás notado que ese documento maestro tiene una importancia fundamental en tu computador, pues contiene toda la información relevante para llevar a cabo la gestión. Sin embargo, si estás buscando crecer tienes que tener en cuenta otras herramientas que Excel por sí solo no podrá brindarte.
¿Qué es Excel?
Excel es un programa para gestionar datos, operaciones y optimizar procesos de todo tipo de la empresa Microsoft. Es un programa muy popular y muchos profesionales de distintas áreas lo utilizan para llevar el seguimiento de procesos. Si bien este programa ha cambiado algunos aspectos visuales sigue intacto en su diseño después de 40 años.
¿Qué es un sistema Pos?
El terminal de punto de venta (TPV) o sistema POS, tiene su nombre más popular del inglés point of sale, y consiste en un sistema para establecimientos comerciales que permite gestionar las tareas relacionadas con la venta, como cobro de tarjeta de crédito o débito, la creación de la boleta o ticket de venta, gestionar el inventario o generar informes que ayudan a la gestión del negocio entre otros.
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Falta de control único y fiable
Un Sistema POS recoge información procedente de muchas fuentes, como los clientes, el almacén o las operaciones financieras, formando una fuente única y fiable de datos en tiempo real.
Excel es muy propenso a los errores humanos entre los miembros de tu equipo, entre otras cosas porque es fácil realizar cambios y compartir nuevas copias que a su vez se vuelvan a replicar. Saber cuál es la copia definitiva o dónde se encuentran los datos actualizados se convierte así en misión imposible.
Y cuanto más complejas o grandes son las operaciones, peor se presenta el panorama, pues son más usuarios los que están actualizando y cambiando la información. ¿Te imaginas trabajar con hojas de pedido obsoletas o con errores en el cálculo en los datos procedentes de tu almacén? Aquí es cuando un POS empieza a tener sentido.
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Errores humanos en cada esquina
La seguridad no es uno de los fuentes de Excel y esto lo demuestra un estudio realizado por la consultora MarketWatch donde detectaron que alrededor del 88% de las hojas de cálculo contienen errores.
“Las hojas de cálculo, incluso después de repasarlas con atencion, contienen errores en el 1% (o más) de las celdas”, asegura Ray Panko, profesor de la Universidad de Hawaii, una autoridad en malas prácticas con hojas de cálculo”.
Los Sistemas POS son una fuente fiable de datos que cuenta con diversos permisos para que el administrador o el propietario no tengan datos alterados.
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Complicaciones para compartir
La nube es una buena alternativa para evitar que se hagan copias y se comparta una única versión de los datos. Sin embargo, la copia de la nube no está protegida de cambios y muchas personas prefieren trabajar en local y compartir por correo electrónico la versión más actualizada.
Un sistema post funciona online, pero con la definición de roles de accesos se evitan cambios accidentales y se genera una colaboración más fluida y sencilla para los trabajadores.
El funcionamiento de Excel en la nube puede ser riesgoso si hay muchos usuarios modificándolo, ya que el sistema puede congelarse si varios usuarios intentan acceder al mismo tiempo.
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Sistema que solamente contabiliza
Los sistemas POS tienen integrado boleta y factura electrónica que está conectada con el Servicio de Impuestos Internos lo que facilita el control tributario.
Excel solo entrega una planilla para contabilizar y no tiene la capacidad de integrarse con otros sistemas.
Pasar de Excel a Sistema POS,¿Hora del cambio?
Excel es una herramienta potente con grandes ventajas para la administración de tu negocio. Sin embargo, cuando las cosas se ponen serias, sea por la complejidad de tus operaciones o por su volumen, no es siempre la mejor aplicación.
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